【会場情報の提供・紹介】
会議場・展示場・ホテルなどコンベンション施設の概要を説明した資料「コンベンションバックアップガイド」を提供いたします。

【会場の優先予約】
会場が決定しましたら、仮予約など利用申し込みをお手伝いいたします。

【歓迎看板の設置】
JR浜松駅へ会議参加者を歓迎する看板を作成し掲出いたします。

【観光インフォメーションデスクの設置】
国際会議・大規模会議では会場に市内観光、交通 の案内デスクを設置いたします。

長い期間準備をし、苦労して運営した会議が成功のうちにようやく終わる。
たいへんお疲れさまでした。 しかし、ここで安心してはいけません。会議終了後にも主催者にはやるべきことがいくつかあります。

会議終了当日は、会場に持ち込んだものを速やかに搬出する作業があります。
事務局が持ち込んだ物の撤去、借用した物品の返却、業者に依頼して設計した什器や備品の撤去手配などもきちんと行わなければいけません。

後日においては、会議に協力いただいた方々へ謝意を表わすべきでしょう。
また、決算報告書、会議報告書、議事録（プロシーディングス、論文集）、コンベンションの成果 分析とその記録など、必要な書類、資料を作成しなくてはいけません。

そして、次回開催地への引き継ぎを行った後、本当の意味での会議終了となるのです。
ご 要望があれば、わたしたちは会議終了後のさまざまな作業について、適切なアドバイスをさせていただきます。